第4课：把AI初稿改成能用文档

本课目标

学完这节课，你掌握了把AI初稿改成可用文档的方法，不再直接用AI输出。

为什么要修改AI初稿

AI生成的内容是初稿，不是终稿。常见问题：

问题类型	具体表现
信息不准确	时间、地点、人名、数字可能编造
格式不规范	不符合你单位的格式要求
内容不完整	遗漏了重要事项或细节
语气不对	太正式/太随意，不符合场景
重复啰嗦	同样的意思反复说
逻辑不通	段落之间衔接不自然

检查清单：5步法

每次AI输出后，用这5步过一遍：事实 → 格式 → 内容 → 语气 → 安全

第1步：检查事实

• 时间是否正确
• 地点是否正确
• 人名/单位名是否正确
• 数字数据是否准确
• 引用的政策文件是否真实存在

重要：AI可能会”编造”不存在的政策文号、虚构的数据。这些必须人工核实！

第2步：检查格式

• 标题格式是否符合要求
• 段落结构是否清晰
• 编号是否连续
• 是否缺少落款、日期等必要元素

第3步：检查内容

• 是否覆盖了所有要点
• 是否有遗漏的重要信息
• 是否有多余的内容
• 逻辑是否通顺

第4步：检查语气

• 语气是否符合场景
• 是否有不恰当的用词
• 是否过于口语化或过于书面化

第5步：检查安全

• 是否包含涉密信息
• 是否包含个人隐私
• 是否包含不应公开的内部信息

修改AI初稿的4种方法

方法1：直接告诉AI哪里不好

上面的初稿有几个问题，请修改：
1. 时间要改成10月15日
2. 缺少联系人信息，请加上：联系人张三，电话138xxxx
3. 语气太正式了，请写得温和一些

方法2：让AI补充内容

请在初稿基础上补充以下内容：
1. 加上活动的安全保障措施
2. 加上经费预算说明
3. 加上注意事项

方法3：让AI换个写法

请把初稿改写成：
- 更简洁的版本（控制在500字以内）
- 更详细的版本（每个环节展开说明）
- 更正式的版本（符合单位格式要求）

方法4：让AI检查

请检查上面的内容，列出可能存在的问题：
1. 信息是否完整
2. 格式是否规范
3. 是否有逻辑不通的地方

实战练习

前后对比示例

AI原稿：

关于开展消防安全检查的通知

各社区、各商户：

根据《国务院关于加强消防安全工作的决定》（国发〔2026〕15号），为切实做好辖区消防安全工作，现就有关事项通知如下：

一、自查时间：9月25日至9月30日
二、自查范围：消防设施、用电安全、应急通道
三、上报要求：自查表于10月8日前交社区

联系人：张三  电话：138xxxx

XX街道办事处
2026年9月20日

问题分析：

问题	说明
政策文号可能是编造的	”国发〔2026〕15号”需要核实是否真实存在
联系人信息是占位符	”张三”和”138xxxx”需要替换成真实信息
缺少发文编号	正式文件通常需要编号
落款单位名称需要确认	是否与实际发文单位一致

修改后版本：

关于开展国庆节前消防安全检查的通知

各社区、各商户：

为切实做好国庆节前消防安全工作，保障辖区群众生命财产安全，现就有关事项通知如下：

一、自查时间：9月25日至9月30日
二、自查范围：消防设施、用电安全、应急通道
三、上报要求：自查表于10月8日前交社区

联系人：李明  电话：13912345678

XX市XX街道办事处
2026年9月20日

为什么这样改：

1. 删掉了可能不存在的政策文号，改为直接说明目的
2. 联系人改成真实信息
3. 补充了落款单位全称
4. 语气更贴合基层实际

跟练对话：AI 助教带你改初稿

AI 助教： AI生成的内容是初稿，不是终稿。常见问题：信息不准确、格式不规范、内容不完整、语气不对。修改AI初稿有4种方法：1. 直接告诉AI哪里不好；2. 让AI补充内容；3. 让AI换个写法；4. 让AI自查。你想先学哪种方法？

你来操作： 任选一个方法开始练

AI 助教： 好的！比如AI写了一份通知，但时间写错了。你可以直接告诉AI：「时间要改成10月15日，缺少联系人信息」。AI会帮你修改。试试在AI工具中练习这个方法。练习好了告诉我。

你来操作： 回复「已经练习了」

AI 助教： 很好！记住：发现问题直接告诉AI，让它改。重要信息必须人工核实。

动手练习：指出初稿问题

AI帮你写了一份工作总结，其中写道「审核率100%」「文化活动5场」「下一步计划：继续做好各项工作」。找出问题：

• 问题1：哪里不准确？（示例：审核率100%过于绝对）
• 问题2：哪里不完整？（示例：下一步计划太笼统）
• 问题3：哪里需要修改？（示例：文化活动5场太笼统）

把找出的这些问题告诉 AI，让它帮你修改。

情景演练：修改一份通知初稿

情景：AI帮你写了一份安全检查通知，但政策文号可能是编造的，联系人信息是占位符。

任务：用5步法检查这份通知，找出至少3个问题，然后让AI帮你修改。记住：用5步法——事实→格式→内容→语气→安全；发现问题直接告诉AI，让它改；重要信息必须人工核实。

练习1：修改通知

用AI生成一份通知后，检查以下内容：

1. 把AI虚构的政策文号改成真实的
2. 补充你单位的联系方式
3. 调整语气让它更符合你的单位风格

练习2：修改方案

用AI生成一份方案后：

1. 检查时间安排是否可行
2. 补充经费预算
3. 添加适合你单位的保障措施

练习3：修改宣传稿

用AI生成一篇宣传稿后：

1. 把虚构的数据改成真实数据
2. 补充活动照片的说明文字
3. 调整标题让它更吸引人

常见修改指令

你想做的	这样告诉AI
让内容更简洁	”请精简到500字以内，去掉多余内容”
让内容更详细	”请把每个部分展开说明，加入具体步骤”
换个语气	”请用更温和/更正式/更生动的语气重写”
补充信息	”请补充XX方面的内容”
调整结构	”请把XX部分移到前面，重新组织段落”
检查错误	”请检查上面内容中的错误和遗漏”
改成表格	”请把上面的内容整理成表格形式”

本课练习

用五步检查法修改一段 AI 初稿。

本课作业

提交一份 AI 初稿的问题清单和修改思路（可保存修改前后的对比截图）。

完成标准

至少指出 3 个问题，并说明为什么需要人工修改。

本课小结

• AI输出的是初稿，不是终稿
• 用5步法检查：事实→格式→内容→语气→安全
• 直接告诉AI哪里不好，让它帮你改
• 重要信息（时间、数字、人名）必须人工核实
• 最终文档必须经过你的审核才能使用

安全提醒

请勿在 AI 工具中输入涉密信息、内部敏感信息、个人隐私和未公开业务数据。AI 输出仅供起稿参考，正式使用前必须人工核对。