第5课：保存、整理和交付

本课目标

学完这节课，你能把AI帮你生成的内容保存好、整理好、交付出去。

一、保存AI对话记录

为什么要保存

保存AI对话记录可以避免重复提问、以后类似任务可以参考、证明工作过程。

保存方法

方法1：截图保存

最简单的方法。在手机上：

• 苹果手机：同时按 电源键 + 音量上键
• 安卓手机：同时按 电源键 + 音量下键

截图后保存到相册，建议按日期和类型命名。

方法2：复制文字保存

1. 长按AI回复的文字
2. 选择”复制”
3. 打开备忘录/微信文件传输助手/钉钉
4. 粘贴保存

方法3：导出对话

部分AI工具支持导出对话：

• DeepSeek：对话页面 → 右上角”…” → 导出
• Kimi：对话页面 → 分享 → 复制链接
• 通义千问：对话页面 → 右上角菜单 → 导出

建议的保存命名规则

日期_类型_主题

例如：

• 20261015_通知_国庆安全检查
• 20261016_方案_文艺汇演活动
• 20261017_总结_第三季度工作

二、整理成正式文档

从AI对话到正式文档的步骤

按这5步走：

1. 第1步：复制AI生成的内容
2. 第2步：粘贴到文档编辑器（WPS/Word/腾讯文档）
3. 第3步：按5步法检查修改
4. 第4步：调整格式（标题、字体、行距）
5. 第5步：保存为正式文件

格式调整要点

通知格式

标题：关于XXX的通知

正文：
  一、背景/目的
  二、具体事项
  三、工作要求

落款：
  XXX单位
  2026年X月X日

方案格式

标题：关于XXX的实施方案

一、工作背景
二、工作目标
三、主要任务
四、时间安排
五、保障措施

落款：
  XXX单位
  2026年X月X日

宣传稿格式

标题：（吸引人的标题）

导语：时间、地点、事件概述
正文：活动详情、亮点、参与者感受
结尾：意义总结

（配图说明）
来源：XXX

WPS/Word排版技巧

操作	方法
设置标题样式	选中标题 → 开始 → 标题1/标题2
调整行距	选中文本 → 段落 → 行距1.5倍
设置页边距	页面布局 → 页边距 → 适当
插入页码	插入 → 页码 → 页面底端
设置字体	按本单位现有格式要求整理

三、选择交付方式

不同场景的交付方式

场景	推荐格式	交付方式
正式单位文档	Word/PDF	按本单位现有格式要求整理，正式使用前由相关负责人审核
微信公众号	图文排版	公众号编辑器发布
工作群通知	文字/图片	微信群/钉钉群发送
汇报材料	Word/PPT	会议汇报或邮件，关键数据用图表展示
存档备查	PDF	归档保存

注意事项

1. 正式文件用PDF：避免格式错乱
2. 微信发送用图片：长图或截图更方便阅读
3. 汇报材料加PPT：关键数据用图表展示
4. 所有文件都要备份：电脑+手机各存一份

跟练对话：AI 助教带你练交付

AI 助教： 最后来学习交付方式。不同场景需要不同的交付方式：1. 正式单位文档 → Word/PDF格式；2. 微信通知 → 图片或文字格式；3. 汇报材料 → Word/PPT格式；4. 公众号发布 → 图文排版。你最常用哪种交付方式？

你来操作： 正式单位文档 / 微信通知 / 汇报材料 / 公众号发布

AI 助教： 好的！从AI对话到正式文档，按这5步走：1. 复制AI生成的内容；2. 粘贴到文档编辑器；3. 用5步法检查修改；4. 调整格式；5. 保存为正式文件。试试在AI工具中练习这个流程。练习好了告诉我。

你来操作： 回复「已经练习了」

AI 助教： 很好！你已经掌握了从AI对话到正式文档的流程。

四、建立自己的模板库

为什么要有模板

把常用的AI提示词和输出格式保存为模板，以后遇到类似任务直接套用，效率翻倍。越用越熟练，效率越来越高，还可以分享给同事一起用。

怎么建模板

1. 找一次你用AI写得最好的通知/方案/总结
2. 把你输入的提示词保存下来
3. 把AI输出的格式保存下来
4. 下次遇到类似任务，直接修改关键词

模板示例

【通知模板】
我是[岗位]，要写一份关于[主题]的通知。
通知对象：[谁]
核心内容：
1. [事项一]
2. [事项二]
3. [事项三]
截止时间：[什么时候]
语气要求：正式、清楚、适合单位内部使用
请包含：标题、正文、落款。

动手练习：创建你的通知模板

• 你的岗位（示例：社区工作者）
• 最常写的通知类型（示例：活动通知、安全检查通知）

根据你的岗位和通知类型，创建一个通知模板，把模板保存到手机备忘录。以后遇到类似任务直接套用，不用从头想。

情景演练：建立模板库

把你常用的提示词和输出格式保存为模板，以后遇到类似任务直接套用。根据你的实际工作，创建一个通知模板并保存到手机备忘录，然后在实际工作中试用一次。

本课练习

将一段 AI 输出整理为规范文档结构。

本课作业

提交一份整理后的文档结构，包括标题、正文层级、列表或表格（建议建立你的个人模板库，保存至少2个常用模板）。

完成标准

文档结构清楚，标题层级明确，关键事实经过人工核对。

本课小结

• 保存AI对话记录：截图、复制文字、导出对话
• 整理成正式文档：复制→粘贴→检查→排版→保存
• 交付方式因场景而异：正式文档用PDF、微信用图片、汇报用PPT
• 建立自己的模板库，提高重复工作效率

课程总结

恭喜你完成了全部6课！你已经掌握了：

• ✅ 安装和使用AI工具
• ✅ 和AI进行有效对话
• ✅ 用提问公式生成工作材料
• ✅ 检查和修改AI初稿
• ✅ 保存和交付工作成果

接下来你可以：

• 去案例系列看 7 个真实材料场景的 AI 产出拆解
• 在实际工作中多用AI，熟能生巧

记住：AI是你的助手，不是替代你的人。用好AI，效率翻倍！

安全提醒

请勿在 AI 工具中输入涉密信息、内部敏感信息、个人隐私和未公开业务数据。AI 输出仅供起稿参考，正式使用前必须人工核对。